アメリカで英語を使って仕事できるか?できます【秘書編】

アメリカで秘書

「アメリカで英語を使って仕事できるか?できます」についても3回目。

ごくありふれた特にとりえもないフツーの日本人がアメリカで生きていくには働くしかない!!です。
私の海外での就労経験を給料や必要な英語力などを含めてひとつひとつ赤裸々に?お話していこうと思います。
アメリカ生活も3.5年を過ぎたころ、今回は秘書編です。

私の当時の英語レベル(自己評価)

リスニング ★★★(日常会話プラスα程度)
スピーキング★★(まだまだ言いたいことが言えない)
ライティング★★★(翻訳家になりたかったのでがんばっていた)
リーディング★★★★(辞書を使えば専門書以外はまあまあ読めた)

またまた未経験職に挑戦【秘書】

またまた未経験職に挑戦【秘書】
前回お話したカフェ経営に失敗し、疲れ果てていたので頭を使わないバイトでもしばらくしようかな~と思っていました。
そんな時になぜか秘書のバイトをすることに・・・

【労働条件】
●雇用形態:パートタイム
●時給18ドル(健康保険あり)
●交通費支給(場所がオフィス街だったため駐車場が高くバス通)
●勤務時間:平日9:00~15:00

この仕事を見つけた方法

ぶっちゃけ知り合いの紹介です。
カフェ経営をしていた時に知り合った業者の方からこのお話をいただきました。
秘書としての時給は低めだったのですが、15時で終わるというのは魅力だったためやってみることに。

秘書のイメージってありますか?

私の勝手な秘書のイメージは広いオフィスにビシッと髪や服装をキメこんだいかにもキャリアウーマン風なお姉さん。
私の仕事先は小さなオフィスで社長しかいませんでした。
えっ?ここでふたりで仕事すんの?ってちょっと違和感がありました。
IT系の会社で社員は社長だけで10名程のindependent contractorsと契約していました。
要は社員は雇わず自身と外注の仕事請負人のみでの会社運営です。

社長秘書ってどんな仕事?

社長秘書ってどんな仕事?
私が秘書をしていたのはコンピュータのソフト開発やツール作成を手がける事業を主としたIT系の小さな会社です。
では実際私がどんな仕事をしたのが具体的に述べてみます。
秘書というか雑用みたいな仕事からのスタートでした。
秘書ではなく事務員というタイトルがふさわしい仕事内容でした。

書類の山を片付ける

今まで社長ひとりだったのでたまりにたまった書類の山を整理することが最初の任務でした。
ITの会社なのにこんなに書類がたまるのか?と思う程の量でした。
取引先からの請求書や領収書、契約書類など諸々。
ごみ書類もたくさん。
社長のデスク周りと棚の整理で数日かかりました。

社長の日程管理

やっと秘書っぽい仕事が始まった!
社長はとにかく打ち合わせの多い方でスケジュール管理は移動時間・手段を含めて時間割りをし、軽食なのか、ディナーなのか、お茶だけなのか、飲みなのか、などかなり細かく予定表を作成していました。
会食の場合、お店と席指定の予約などを入念にする必要がありました。
最初はお店も場所も把握していなかったこともあり時間を要しました。
慣れてくると、こういう人とこういう店に行くんだな、というパターンが見えてくるのでさほど大変な仕事とは感じなくなりました。

支払い関係

私が来るまで支払い系は全て自分でやっていたそうで遅れ気味のところからスタート。
現金での収入、支払いは無かったので受け取ったチェック(小切手)を銀行に入金に行ったり、逆にチェックを請求先に送ったりしました。
日々の収支をパソコンに入力して月末に会計士に送る、ところまでが私の仕事でした。

SNSを更新する

フェイスブックとツイッターのアカウントがあったのでこちらを更新する作業をしました。
社長が書いた文をコピペして画像を追加してアップしたり、簡単なツイートは私自身でもしていました。
SNSを通して仕事依頼が来たりしていたのでほぼ毎日更新していました。

IT業界で秘書としての仕事。英語力はどれくらい必要?

IT業界で秘書としての仕事。英語力はどれくらい必要?
学校に通ったりお店を経営したりしたので多少のビジネス英語はできていた状態だったと思います。
でも職種が変われば使う英語も変わるのです。

電話応対がここでも難敵に

私は電話英語がいつまでたっても苦手。
しかもIT系の会社の場合、内容が込み入っていて英単語も難しい。
相手の英語の発音は良いのに知らない単語を連発されると耳も心もついていけなくなりますよね?
ただ、基本的に「後ほど担当者からかけ直します」で大丈夫なので相手が詳細を話し出す前そのフレーズを口にするようにすれば問題ありません。

コミュニケーションがとれるレベルで大丈夫

IT知識があれば電話はもっと楽だったことでしょう。
それをふまえても基本的に社長とのコミュニケーションが取れるくらいの英語力があれば大丈夫といえる仕事内容でした。
進んで仕事のアイデアを出したりするわけではないのでITの知識がなくても秘書の業務には差し支えないです。

もっていると良いスキル

基本的なタイピングスキルワード、エクセルなどの基本操作インターネットに関する基礎知識は必須です。
また、社員の多い会社などでは特にひとと常に関わる仕事ですのでコミュニケーションが苦手な方には不向きと言えそうです。

Executive secretaryは高給取り

日本で言う短大の秘書科を卒業すると認定書のようなものを発行してくれるので秘書の仕事に就きやすいです。
日本ではあまり無いかもしれませんが、アメリカでは部長、課長級のひとにも秘書が付く場合が結構あります。

秘書の中でも社長などの幹部に付くexecutive secretaryは給料も良く人気の職業です。
一般の秘書よりも高い能力が求められます。
色々なプロジェクトをまとめたり、社員の管理など様々な役割を任されたりしますのでパソコンの基本スキルに加えて、ビジネスレベルの英語力が必要なポジションであると言えるでしょう。

秘書の仕事を辞めた理由

せっかく紹介でこの職にありつけたのですが、8ヶ月程で職場を去ることになります。
理由は会社がかなり遠くに引っ越すことになったためです。
私はもうしばらく続けてもいいかな、と思っていたので残念です。

【まとめ】小さなオフィスの秘書は中級英語でもできる仕事

秘書として必要な英語レベルは正直なところ企業の大きさや、その会社がどんな人材を求めているか、どの役職の人に付くか、などで変わってきます。
私のように上級の英語力がなくてもアメリカで秘書として働ける会社はたくさんある、と思います。
Executive secretaryでなければ中級レベルの英語でこなせると思います。
私の場合知識の乏しいIT業界でしたが、電話で時々用語で苦労したくらいで後はITの会社であることも忘れてしまうくらいです。
社長の予定を組む際に英語でのコミュニケーションが必要でしたが、あとはオフィスでひとりで過ごしました。
事務作業の無い日はネットで遊んでいたことも笑

小さなオフィスの秘書は中級英語でもできる仕事

秘書としておいしかったのは高級なレストランでの会食に時々同行させていただいたことです。
たまに話題をふられるくらいで難しいビジネスの話にはほぼ参加しませんでした。
難しい話だからこそ私のような存在がありがたい、と言っていました。
ああいう頭の良い人達には「箸休め」も必要なのでしょうね。